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Anwenderberichte

Arbeite smarter, nicht härter

von David van Driessche, Marketing-Leiter Enfocus Software

Jeden Tag erinnern uns die Medien daran, dass wir in schweren Zeiten leben. Der Finanzsektor ist offensichtlich bankrott, Automobilkonzerne rufen nach Staatsanleihen und rechts und links werden Arbeitsplätze geopfert. Besonders für das Druck- und Verlagswesen, das seit Jahren mit sinkenden Gewinnspannen zu kämpfen hat, ist diese Rezession besonders schlimm. Aber sollten wir uns alle eingraben oder noch härter arbeiten, um zu überleben? Kann hartes Arbeiten einen Verlag oder eine Druckerei in ein florierendes Unternehmen verwandeln?

Die Grenzen harten Arbeitens

Es ist offensichtlich, dass engagierte Mitarbeiter, die bereit wären diverse Extraleistungen für ihre Firma zu erbringen, vorteilhaft für Ihr Unternehmen sind. Die Gefahr ist bloß: dies nur anzunehmen, wird allein nicht reichen.

Erstens begannen schon vor einigen Jahren die Gewinnspannen zu schrumpfen; und die Angestellten arbeiten bereits härter als sie es noch vor zwei Jahren getan haben. Zweitens ist das beste, worauf man hoffen kann, eine allmähliche Verbesserung. Die Menschen können 10 % härter oder länger arbeiten, aber nicht doppelt so viel. Das Resultat dieses Extra-Engagements für Ihr Unternehmen ist in Zahlen ausgedrückt relativ beschränkt.

Einen Schritt zurückgehen

Vor kurzem machte ich eine Geschäftsreise in die USA und besuchte einige unserer Kunden. Normalerweise sind solche Besuche sehr aufschlussreich, denn als Softwareentwickler haben wir unsere eigenen Vorstellungen, wie unsere Software eingesetzt werden sollte. Oft stellen wir dabei jedoch fest, dass unsere Kunden um einiges kreativer sind, als wir selbst.

Einer unserer Besuche illustrierte auf perfekte Weise die Grenzen "härteren Arbeitens". Ich saß in der kleinen Prepress-Abteilung einer Zeitungsdruckerei und beobachtete, wie die Druckvorstufen-Experten den Berg eingehender Seiten bewältigten, die alle dringend in Druck gehen sollten. Sie erklärten uns, dass sie das den ganzen Tag lang machten - und zwar jeden Tag. Die Bearbeitungszeit vom Eintreffen der Daten auf ihrem FTP-Server bis zum Erstellen der Druckplatten betrug unter einer Stunde.

Ich habe noch nie zuvor jemanden mit PitStop Professional so schnell arbeiten und seine PDF-Dateien prüfen und editieren gesehen. Diese Leute haben jede PDF-Datei geöffnet, in Adobe Acrobat mit PitStop Professional verifiziert, Probleme mit unterschiedlichen Editierungs-Tools behoben und die Dateien gesichert und umbenannt - in einem erstaunlichen Tempo.

Dieses Erlebnis hat mir die Augen geöffnet. Wahrscheinlich, weil ich nie geahnt hätte, dass jemand mit PitStop Professional so schnell arbeiten könnte. Was mich aber noch mehr bewegte: Sie könnten noch viel mehr Zeit sparen, wenn sie sich zurücklehnen und über ihren Workflow nachdenken würden.

Wir alle haben die Tendenz zu glauben, um effizient zu sein, müsse man mehr Arbeit in kürzerer Zeit verrichten. Aber oft erreicht man die größten Effizienzsteigerungen dadurch, dass man seine Arbeitsweise verändert.

Leider ist aber kreatives Nachdenken über den momentanen Arbeitsprozess und Möglichkeiten, Dinge zu verändern, so ziemlich das Letzte, woran wir denken, wenn wir dabei sind, die täglichen Deadlines einzuhalten. Es wäre vielmehr ein Luxus - wenn wir die Zeit hätten.

Wissen ist Geld

Die Druckvorstufen-Experten in dieser speziellen Druckerei sparen nun jeden Tag rund eine halbe Stunde - ohne dass sie neue Lösungen zur Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe überhaupt in Betracht ziehen. Sie benutzen ihren Outline-Modus in PitStop Professional, um versteckte Objekte zu finden und "QuickRuns", um die Kombination eines Preflight Profils mit einer Aktionsliste in nur einem Klick abzuwickeln - zwei Standard-Funktionen von PitStop, die sie noch nicht kannten. Die Druckvorstufen-Experten haben uns anvertraut, dass sie "zuviel Arbeit hatten, um sich mit neuen Funktionen zu beschäftigen."

Es war keine Investition in neue Software oder Hardware nötig, um diese Zeitersparnis zu erreichen. Alles, was erforderlich war, war ein kurzes Training, wie man die Software, die man ja schon besitzt, optimal nutzt. Studien über die Effizienz von Verlagen und Druckereien kommen immer wieder zu demselben Schluss: die Unternehmen, die permanent in Schulungen investieren, arbeiten besser und profitabler.

Standardisieren und automatisieren

Es ist zwar hilfreich zu lernen, wie man mit bereits existierenden Tools am besten umgeht, besser noch ist es aber, den gesamten Ablauf zu untersuchen. Wenn wir nur ein paar Kleinigkeiten ändern, wenn wir nur in ein paar neue Lösungen investieren, ergeben sich oftmals schon enorme Vorteile. In den letzten Jahren hat die Softwareentwicklung für professionelles Publizieren verblüffende Fortschritte gemacht.

Aber ist das Investieren in neue Tools am heutigen Markt nicht unerschwinglich? In Wirklichkeit sind viele dieser Tools ziemlich günstig. Wenn zum Beispiel die Druckerei, die ich besucht habe, eine ca. 800 Euro teure Automations-Lösung wie Enfocus LightSWITCH anschaffen würde, wäre sie in der Lage, den kompletten Daten-Empfang, die Archivierung und die Umbenennung zu automatisieren. Ein automatisiertes Preflight-System wie Enfocus PitStop Server, kostet rund 2500 Euro und macht das Öffnen jeder einzelnen PDF-Datei zur manuellen Inspektion in Adobe Acrobat ein für alle Mal überflüssig.

Vergleicht man diese kleinen Investitionen mit der Zeit, die man spart und mit den Fehlern, die man vermeidet, dann reden wir von einem Return on Investment von wenigen Monaten. Dabei sind diese Tools nur die Spitze des Eisbergs. Weiter entwickelte Lösungen können Bilder automatisch analysieren und korrigieren, wenn gewünscht (Elpical Claro), sie können auch Farbe in PDF-Dateien standardisieren und den Farbverbrauch drastisch reduzieren (Alwan ColorHub, ColorLogic ZePrA). Und wieder blicken wir auf die gleiche Art von Investment und ähnlichen Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen.

Schritt für Schritt

Betriebe sind nicht darauf erpicht, in schwierigen Zeiten viel zu investieren. Aber die verfügbaren Lösungen erfordern das auch gar nicht. Sie ermöglichen es Druckereien oder Verlagen, mit geringen Investitionen in wenigen Monaten erhebliche Gewinne zu erzielen. Und wenn die Investition einmal abgeschrieben ist, können zusätzlich Investitionen dort folgen, wo sie am meisten Wirkung zeigen.

Das reduziert nicht nur allzu großzügige Ausgaben, es führt auch nach und nach zu einer automatisierteren und standardisierteren Arbeitsweise, die nicht den gesamten Workflow blockiert. Die sich ergebenden Veränderungen erfolgen schrittweise, also wird auch die Abneigung dagegen geringer sein. Sobald die Einführung neuer Automatismen den Anwendern offensichtliche Verbesserungen bietet, werden diese auch bereit sein, auf anderen Gebieten nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Machen Sie ihr Unternehmen "smart"

Unternehmen, die sich geschickt strukturieren, überleben in schwierigen Zeiten und florieren, wenn die Zeiten wieder besser sind. Es ist entscheidend zu wissen, mit welchen Lösungen man standardisierter und effizienter arbeiten kann. Besuchen Sie das Internet, nehmen Sie an Webinaren oder Infoveranstaltungen teil, besuchen Sie Foren. Lernen Sie!

Härter zu arbeiten, könnte Ihr Unternehmen etwas länger über Wasser halten, "smarter" zu arbeiten, gibt Ihnen eine Zukunft.

Online Return on Investment-Rechner

Machen Sie den Test und nutzen Sie den Online ROI-Rechner von Enfocus Switch, um herauszufinden, was Ihnen der Einsatz dieser Lösung für die Produktions-Automatisierung bringen kann. Sie finden die online-Version in deutsch unter:

Switch ROI-Rechner

Über den Autor

David van Driessche kam 1996 zu Enfocus und arbeitete anfangs als Softwareentwickler. Von 2003 bis 2005 war er CEO des Unternehmens. Nachdem Gradual Software 2008 von EskoArtwork übernommen wurde, ist er Leiter des Marketing bei Enfocus.

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