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Produktnews vom 06.05.2021

Der schlechteste Ort für einen Engpass

von Joana Silva, Product Manager, Enfocus

Photographer: hiurich granja | Source: Unsplash

Wenn Druckereien entscheiden, wo sie ihre Ressourcen, seien es Arbeitsstunden oder Geld, einsetzen wollen, suchen sie nach Engpässen - nach "Bottlenecks". Ihr Ziel ist es, einen stetigen Fluss von Aufträgen durch ihren Betrieb zu schleusen. Manchmal scheint es, als seien die Engpässe bewegliche Ziele. Es scheint, als seien bestimmte Auftragsarten an bestimmten Punkten der Produktion langsamer . Wenn durch die Automatisierung die  Häufung von Aufträgen entzerrt werden kann, wird der Arbeitsablauf gleichmäßiger und stabiler.

Der Drucksaal kann nicht mithalten... Die Weiterverarbeitung kann nicht mithalten... Man könnte sagen, dass es eine gute Sache ist, zu viele Aufträge zu haben. Aber es ist nicht so gut für die Kunden. Ein potentieller Ort für einen Engpass ist zunächst einmal das Anlegen von Aufträgen. Wenn der gesamte Betrieb darauf wartet, dass die Aufträge den Kundenservice passieren, dann muss sofort gehandelt werden. Ein gelangweiltes Vorstufenpersonal ist nicht zielführend.

Die Mitarbeiter in der Auftragsannahme haben nicht immer die Fähigkeiten oder die Werkzeuge, um Auftragsdateien sofort zu prüfen. Dies führt zu einem Hin und Her vom Kunden zum Kundendienst und zur Druckvorstufe. Auch das endet in einem frustrierenden Arrangement. Die Kunden ärgern sich darüber, wie lange es dauert, bis sie eine Bestätigung für einen angenommenen Auftrag erhalten. Die Druckvorstufe wird durch wiederholte Überprüfungen und Kommunikation bezüglich desselben Auftrags aufgehalten. Der Kundenservice dreht sich bei der Koordination des ganzen Durcheinanders im Kreis.

Das wiederholte Prüfen derselben Auftragsdateien und das Erklären, warum der Auftrag nicht korrekt gedruckt wird, ist deprimierend für die Druckvorstufenmitarbeiter. Sie müssen die Aufträge für den Druck vorbereiten. Sie müssen Proofs erstellen. Sie müssen ihre Arbeit unterbrechen, um auftretende Probleme zu beheben. Eine Überprüfung von PDF-Dateien, die dem Kundenservice vorgeschaltet ist, würde in der Druckvorstufe beträchtliche Stunden freisetzen. Das soll nicht heißen, dass in der Druckvorstufe keine Fachleute mehr benötigt werden, um komplexe Dateien zu prüfen, aber die Implementierung einer präventiven Prüfung wäre ein guter Anfang.

Eine Gebühr für den Preflight zu nehmen, wäre ein Ansatz. Allerdings ist es schwierig, die Zeit, die für die Überprüfung, Korrektur und Erklärung von Problemen sowohl intern als auch gegenüber Kunden aufgewendet wird, genau zu erfassen und in Rechnung zu stellen. Deshalb sollten Unternehmer keine Zeit mit dem Versuch verschwenden, herauszufinden, wie sie damit umgehen sollen. Am besten ist es, diesen lästigen Prozess einfach abzuschaffen und die Möglichkeit eines Engpasses zu beseitigen.

Kunden wollen einen schnellen, aufmerksamen und präzisen Service erhalten. Ihre Erfahrungen mit einem Unternehmen beeinflussen ihre Kaufentscheidungen auf dem heutigen Markt noch stärker. Jeder Dienstleister ist gezwungen, schneller zu liefern, weniger zu berechnen und kundenorientiert zu werden. Kunden von Druckdienstleistern erwarten die gleiche Anwenderfreundlichkeit, die sie auch bei anderen Anbietern finden. Mehrere Stunden oder gar mehrere Tage zu warten, um herauszufinden, dass sie eine Datei nachbearbeiten müssen, ist inakzeptabel.

Es gibt ein brandneues Tool auf dem Markt, das den Engpass beim Job-Onboarding lindert. Es adressiert die Hauptursache dafür, dass Kundendienst und Vertrieb Auftragsdateien zwischen Kunden und Druckvorstufe hin- und herschieben müssen. Durch die Bereitstellung eines PDF-Viewers, der die Dateien so anzeigt, wie sie im Druck erscheinen würden, standardisiert es das Aussehen einer PDF-Datei unabhängig von der Arbeitsumgebung. Betriebssystem, Software und Einstellungen sind also keine unkontrollierten Variablen mehr. Dieses neue Tool zeigt auch Farbseparationen zusammen mit Beschnitt, Anschnitt und Medienboxen an.

    "In Gesprächen mit Kunden haben wir festgestellt, dass viele Druckereien frustriert sind, weil sie aufgrund der langen Durchlaufzeiten keine Rückmeldung aus der Druckvorstufe erhalten, bevor sie einem Kunden antworten können. Das erzeugt sowohl beim Kunden als auch bei der Druckerei ein enormes Frustrationsgefühl und wirkt sich auf die Produktion und die Kundenzufriedenheit aus. Mit BoardingPass können Mitarbeiter mit Kundenkontakt eine PDF-Datei einfach analysieren und einem Kunden innerhalb von Minuten antworten. Nicht Stunden oder Tage." - Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager, Enfocus

Enfocus entwickelt seit 1993 Software-Tools für die Druckvorstufe. Enfocus hört zu und versteht seine Kunden. Es bestand ein Bedarf an einem kundenfreundlichen Job-Onboarding-Tool. Also schuf Enfocus BoardingPass. Mit Enfocus BoardingPass können Mitarbeiter im Kundenkontakt PDF-Dateien sofort für den Druck validieren. Durch die Integration in einen E-Mail-Client identifiziert BoardingPass Fehler, die eine erneute Übermittlung der Datei erfordern, und entwirft automatisch eine E-Mail-Antwort. Kundendienstmitarbeiter erhalten die Möglichkeit, schnelles und verständliches Job-Feedback zu geben.

BoardingPass prüft auf gravierende Fehler wie fehlende Schriften, fehlenden Anschnitt, Bilder mit zu niedriger Auflösung und das Endformat. Eine Auftragsdatei kann druckbar sein, aber nicht den Spezifikationen des Jobtickets entsprechen. Der beste Ort, um dieses Szenario zu erkennen, ist, bevor es überhaupt in die Druckvorstufe gelangt. Beim Anzeigen einer PDF-Datei können Kundendienstmitarbeiter sofort sehen, ob die Seitengrößen konsistent sind. So können Sie die Dateidetails  (z.B. Seitenzahl und die Anzahl der Farben) vergleichen und feststellen, welche Seiten Fehler enthalten. BoardingPass erstellt außerdem einen leicht verständlichen E-Mail-Entwurf, der die Fehler umreißt.

Die Integration mit E-Mail-Clients bedeutet, dass Benutzer PDF-Anhänge oder WeTransfer-Links per Drag & Drop direkt in BoardingPass ziehen können. Die E-Mail des Absenders ist als Referenz geöffnet und die PDF-Spezifikationen und Fehler sind gemeinsam im Blick. Jegliche Probleme können mit einem Klick auf eine Schaltfläche gemeldet werden. Wenn die Datei keine Probleme aufweist oder genauer betrachtet werden muss, ist es genauso einfach, das PDF mit dem Bericht per E-Mail oder über einen lokalen Dateiserver an die Druckvorstufe zu senden. Die Beseitigung des Engpasses beim Job-Onboarding könnte nicht einfacher sein.

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