Switch Automation Server / PitStop

Produktbeschreibung

"Wir alle haben die Tendenz zu glauben, um effizient zu sein, müsse man mehr Arbeit in kürzerer Zeit verrichten. Aber oft erreicht man die größten Effizienzsteigerungen dadurch, dass man seine Arbeitsweise verändert."

so David van Driessche, Marketing-Chef von Enfocus in seinem Artikel "Work smarter, not harder", welcher kürzlich erschienen ist. (Hier finden Sie den kompletten Artikel)

Kennen Sie das Gefühl, zu wissen, dass man etwas verändern muss, aber vor lauter Arbeit keine Zeit hat (oder besser: glaubt keine Zeit zu haben) darüber nachzudenken, seine Arbeitsabläufe zu hinterfragen und Verbesserungen einzuführen?

Nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit. Wir möchten Ihnen hier einige konkrete Anregungen und Hilfestellungen dabei geben, eine der zentralen Aufgabenstellungen bei der Verarbeitung von Druckdaten effizient(er) zu bewältigen:

Automatisierte und standardisierte PDF-Datenprüfung

Die Prüfung von Druckdaten sollte sowohl für den Erzeuger als auch für den Empfänger einen der wichtigsten Punkte bei der Übergabe von PDF-Druckdaten darstellen. Nicht oder nur visuell zu prüfen wird bei der Komplexität von PDF-Druckdateien schnell zum Bumerang. Eine manuelle Prüfung mittels eines PDF Preflight-Tools kombiniert mit einer visuellen Inspektion ist sicher die bessere Alternative, um Probleme frühzeitig erkennen zu können und spätere kostspielige Neu-Reproduktionen zu vermeiden.

Als kostengünstige und leistungsfähige Werkzeuge haben sich hier die Preflight-Funktion in Adobe Acrobat Professional (welche von callas stammt) oder Enfocus PitStop Pro etabliert. Beide Technologien sind heute in der Lage, alle potentiellen Fehlerquellen und Stolpersteine von PDFs auf dem Weg zu einer fehlerfreien Ausgabe zu erkennen und zu lokalisieren und sogar viele davon - falls gewünscht - automatisch zu korrigieren.

Spätestens dann, wenn in Ihrem Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen oder mehrschichtig gearbeitet wird und Daten geprüft werden müssen, sollte man sich Gedanken darüber machen, ob die Datenprüfung nicht effizienter wird, wenn diese automatisiert und zentral für alle Mitarbeiter oder sogar für Kunden zur Verfügung steht. Durch eine zentralisierte, automatisierte Prüfung (und optional auch Korrektur) ergeben sich einige entscheidende Vorteile:

Schnellere Verarbeitung
Die Datenprüfung auf einem Server, mit einem dafür ausgelegten, automatisierten Prüfprogramm ist wesentlich schneller, als das Öffnen, Ausführen des Preflights und warten auf das Ergebnis am Arbeitsplatz. Das Resultat - der Prüfbericht - ist in beiden Fällen identisch. Hier ein kleines Rechen-Beispiel anhand realistischer Daten (10 Dateien, Datenvolumen 500MB):

- Manuell: 360 Sekunden (6 Minuten)
- Server: 120 Sekunden (2 Minuten)

Die reine Zeit zum Prüfen der Daten erfolgt also hier bis zu 3 mal schneller, als manuell. Die Zeit während der Prüfung kann beim Servereinsatz darüber hinaus für andere, produktivere Aufgaben genutzt werden. Dies summiert sich bei mehreren Arbeitsplätzen schnell auf mehrere Stunden pro Tag.
Standardisierung von Abläufen bei der Datenerzeugung oder beim Dateneingang
Eine Zentralisierung der Datenprüfung ermöglich eine weitgehende Steuerung und Standardisierung dieses Arbeitsschritts. Die verwendeten Prüfkriterien und Regeln werden hier einmal zentral hinterlegt und gepflegt, so dass immer die gleichbleibende Qualität der Prüfung gesichert ist und die weiteren Verarbeitungsschritte standardisiert und automatisiert werden können. Zudem entfällt die zeitraubende Administration an den jeweiligen Arbeitsplätzen (z.Bsp. sicherstellen, dass jeder Arbeitsplatz das gleiche Prüfprofil nutzt und technisch auf dem gleichen Stand ist).
Automatisierte Prüfung von eingehenden Daten
Nicht nur Ihre Mitarbeiter haben Zugriff auf die Datenprüfung, sondern diese kann auch für ausgewählte Kunden zur Verfügung gestellt werden. Dies ist ein unschätzbarer Vorteil, da eingehende Daten völlig automatisch mit den von Ihnen hinterlegten Kriterien geprüft werden können und das Prüf-Resultat (falls gewünscht) direkt an den Kunden zurückgesendet oder an einen Sachbearbeiter intern weitergelietet wird. Dieser Prozess lässt sich vollständig automatisieren und individuell anpassen, so dass dieser Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützt.
Zugriff auf Preflight-Informationen an anderen Stellen im Workflow
Dadurch, das die Preflight-Informationen zu einem Job zentral zur Verfügung stehen, können diese für weitere Verarbeitungsschritte im Workflow genutzt werden, was einerseits zu einer weiteren Automatisierung führen kann. Darüber hinaus steht das Ergebnis der Prüfung auch anderen Abteilungen zur Verfügung, so etwa der AVOR oder dem Kundenbetreuer, die sich mittels grundlegender Informationen zu Seitenanzahl, Farbigkeit oder Format von der Eignung des Druckauftrags überzeugen können, ohne die Datei nochmals prüfen zu müssen.
Kosteneinsparungspotential
Der Aufbau einer zentralen, automatisierten Datenprüfung kann in einem Betrieb mit mehreren Arbeitsplätzen schnell zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da nicht mehr an jedem Arbeitsplatz entsprechende Software zur manuellen Prüfung eingesetzt werden muss. Nur noch die Arbeitsplätze, an welchen manuelle Korrekturen durchgeführt werden, müssen mit entsprechender Software ausgestattet sein. Dazu kommen weitere Einsparungen durch die erweiterten Automatisierungsmöglichkeiten, die sonst durch manuelle Abläufe sicher länger dauern. Hier kann die automatische Überwachung von Dateneingangsordnern oder EMail-Konten mit entsprechender Benachrichtigung von Kunden als Beispiel dienen.

Switch Automation Server / PitStop

Wenn Sie an einer zentralen Datenprüfung interessiert sind, so haben haben wir genau die richtige Lösung für Sie:

Die Kombination aus Enfocus Switch und Enfocus PitStop Server zusammen mit einem von uns erstellten Workflow für die automatisierte PDF-Prüfung und optionale Korrektur - inkl. Wartung für beide Produkte für das komplette erste Jahr, welche alle kostenpflichtigen Upgrades während der Vertragslaufzeit beinhaltet.
Dieses Bundle können wir Ihnen zu einem besonders attraktiven Preis von 5625 Euro zzgl. MwSt (normaler Preis 6250 Euro) anbieten. Alternativ ist auch ein Bundle aus PowerSwitch und PitStop Server für 8500 Euro (statt 9500.-) verfügbar.

Was leistet der Switch Automation Server / PitStop?
Diese Lösung überwacht (beliebig viele) Mitarbeiter-Ordner im lokalen Netzwerk und/oder auf FTP-Servern und führt für eingehende PDF-Daten vollautomatisiert einen Preflight durch. Das Prüfergebnis in Form eines PDF- oder HTML-Prüfberichts listet alle potentiellen Probleme der PDF-Datei auf, welche in der Weiterverabeitung/beim Druck zu Problemen führen könnten. Kritische Fehler, wie nicht eingebettete Schriften, zu geringe Bildauflösung etc. führen zu einer Aussortierung der Datei in einen Fehler-Ordner (innerhalb des jeweiligen Mitarbeiter-/Kunden-Ordners). Optional wird eine Benachrichtigung per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter oder Kunden geschickt, wobei der Prüfreport ebenfalls gleich als Anhang mit verschickt werden kann.
Alle anderen Daten werden zusammen mit dem Prüfreport in einen OK-Ordner abgelegt. Für eine automatische Weiterverarbeitung (durch Ihr bestehendes RIP, Workflow-System, Farbserver, Bogenmontage...) können die geprüften Daten in einem Hotfolder abgelegt werden.
Die Ausgabe-Daten können automatisch z.B. strukturiert nach Datum absortiert werden.

Dieser Automatische Workflow kann natürlich noch weiter ausgebaut werden. So lassen sich damit auch EMail-Konten automatisch überwachen und PDF-Daten von externen Mitarbeitern oder Kunden prüfen (so wie hier im Flow dargestellt über den Eingangsordner "Extern"). Es lassen sich natürlich auch noch weitere Aufgaben damit automatisieren, so etwa die Farbkonvertierung oder Optimierung für unterschiedliche Ausgabeprozesse. Hierfür wird eventuell ein zusätzliches Farbserver-Modul (wie z.B. ZePrA ) benötigt, welches sich ganz einfach in Switch integrieren lässt.

Kostenlose Webinare

Während den nächsten Wochen bieten wir jeweils Dienstags von 10.00 bis 11.00 h kostenlose Webinare an, in denen wir Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile einer automatisierten und standardisierten PDF-Datenprüfung anhand eines konkreten Workflows live vorstellen möchten. Sie benötigen dazu lediglich einen Web-Browser. Melden Sie sich gleich heute für einen Termin an.

Wir beraten Sie auch gern, um eine für Sie optimierte Lösung zu finden. Möchten Sie weitere Informationen zum Switch Automation Server, dann nehmen Sie gleich jetzt Kontakt mit uns auf. Einer unserer Workflow-Spezialisten ruft Sie gern zurück.

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